Quando se fala em fichas técnicas, a maioria das pessoas pensa apenas na receita de um prato.
Quantidades, modo de preparação, fotografia e empratamento. Basicamente, aquilo que encontramos em qualquer receita online.
E, na verdade, tudo isso faz parte de uma ficha técnica.
Mas criar fichas técnicas profissionais para um restaurante tem muito pouco a ver com as receitas do Jamie Oliver, do Sabor Intenso ou de qualquer outro livro de cozinha.
Uma ficha técnica profissional faz muito mais do que ensinar alguém a cozinhar um prato.
É através dela que se garante consistência, controlo de custos, formação das equipas, cálculo de compras, atualização de preços, redução de desperdícios e, acima de tudo, uma operação mais organizada e previsível.
Agora que percebemos a diferença entre uma receita doméstica e uma ficha técnica profissional, a boa notícia é que criar um sistema de fichas técnicas é mais simples do que parece.
Mas não vamos começar por escrever receitas. Vamos começar por construir um sistema.
Neste artigo mostramos-lhe como.
O que é, afinal, uma ficha técnica profissional?
Uma ficha técnica é um documento que reúne toda a informação necessária para produzir um prato sempre da mesma forma. As nossas incluem:
- Ingredientes e respetivas quantidades;
- Modo de preparação;
- Fotografia do empratamento;
- Rendimento da receita;
- Custo dos ingredientes;
- Margem de contribuição (quando aplicável);
- Rácio e preço de venda (quando aplicável);
- Informação operacional relevante.
À primeira vista pode parecer apenas uma receita organizada. Mas é um dos documentos mais importantes de qualquer restaurante.
Quando está bem construída, e é bem implementada, garante que o cliente recebe a mesma experiência independentemente do dia, da equipa ou de quem está a cozinhar.
Como começar?
Estamos a partilhar o nosso método. Não é melhor, nem pior, mas acreditamos que a criação do sistema é o que faz sentido.
Se muitas profissionais começam a criar fichas técnicas diretamente pelos pratos? Talvez.
Nós fazemos precisamente o contrário.
Antes de existir uma única ficha técnica, criamos uma base única de ingredientes.
Cada ingrediente deve existir apenas uma vez, e para cada um deles registamos, pelo menos:
- Nome do ingrediente;
- Fornecedor;
- Unidade de compra (kg, litro, unidade, etc.);
- Preço de compra.
É esta base que alimenta todas as fichas técnicas.
Quando o preço de um ingrediente muda, não é necessário alterar todas as receitas onde ele aparece. Atualiza-se apenas esse ingrediente e todas as fichas passam automaticamente a refletir o novo custo.
É um trabalho que exige algum tempo no início.
Mas evita dezenas de horas de trabalho sempre que existem alterações de preços.
Exemplo de tabela de ingredientes:
Matéria prima Unidade de medida Fornecedor Abacaxi 1,33 € Kg a Acendalhas 0,04 € U b Açucar Branco 0,95 € Kg c Alcatra Black Angus 17,50 € Kg d
Sempre que se aplica, criar os produtos com link às respetivas lojas digitais, permite que a cada momento possa confirmar se o preço se mantém, se alterou, ou fazer comparações.
Só depois das compras é que começamos a cozinhar
Com a base de ingredientes criada, podemos então desenvolver as fichas técnicas dos pratos.
Cada ficha deve incluir, pelo menos:
- Ingredientes;
- Quantidades exatas;
- Unidades de medida;
- Modo de preparação;
- Fotografia do prato;
- Instruções de empratamento;
- Rendimento;
- Custo atualizado.
O objetivo não é apenas calcular o food cost, ler a preparação ou saber a margem de contribuição de cada prato. São todos, enquanto que garantimos a consistência na preparação do item.
Antes de continuarmos, veja o exemplo de uma ficha técnica profissional nossa:
À primeira vista parece apenas uma receita. Na prática, é uma ferramenta de gestão.
Não se esqueça das preparações intermédias
Um dos erros mais comuns é repetir a mesma receita em dezenas de fichas técnicas.
Imagine um vinagrete de salada? Quantas vezes o usará?
Ou um caldo, maionese, puré…
Se essa preparação aparece em cinco pratos diferentes, não faz sentido escrever a mesma receita cinco vezes. O correto é criar uma ficha técnica própria para essa preparação. Depois cada prato utiliza apenas a quantidade necessária dessa preparação.
Além de poupar tempo, esta abordagem torna muito mais simples atualizar receitas, controlar custos e manter a consistência.
Veja este exemplo, de uma ficha técnica, no caso de uns pickles:
Repare que o que nos importa aqui (além da confeção) é perceber “quanto nos custam os pickles, feitos na casa, ao Kg“.
Assim, em todos os itens que queremos usar pickles caseiros, basta usar estes pickles da mesma forma que ingredientes adquiridos.
Seja minucioso com os rendimentos
Uma preparação raramente produz apenas uma dose.
Um caldo pode produzir vários litros, um molho dezenas de porções e um bolo ser dividido em várias fatias.
Por isso, cada ficha técnica deve indicar claramente:
- Quanto produz a preparação;
- Quantas doses ou porções resulta dessa preparação;
- Qual o peso ou quantidade de cada porção;
- Qual o custo por dose.
Mas há outra razão, muitas vezes ignorada, para definir corretamente os rendimentos.
Quando começamos a construir fichas técnicas de restaurantes que já estão em funcionamento, é frequente descobrirmos que o prato nunca é servido exatamente da mesma forma.
Um colaborador serve 180 g de arroz, mas o outro serve 220g.
Outro enche mais um pouco “porque o cliente é conhecido“.
Estas pequenas diferenças, na prática, repetidas dezenas de vezes por dia, podem representar centenas ou milhares de euros por ano em custos que nunca foram verdadeiramente controlados.
O mesmo acontece com batatas, molhos, carne, peixe ou qualquer outro ingrediente.
Repare que o problema não é “a receita”, mas sim na ausência de uma referência objetiva para a dose que deve chegar ao prato.
É precisamente durante a elaboração das fichas técnicas que estas inconsistências costumam aparecer, e isso é uma boa notícia.
Permite-nos agir depois de descobrir que o restaurante não estava a servir sempre o mesmo prato.
A fotografia não serve apenas para ficar bonita
As fotos aqui não servem para marketing, mas sim apenas para garantir consistência e referência.
Quando todos sabem exatamente como deve ficar o prato final, diminuem as diferenças entre cozinheiros, turnos e equipas.
A fotografia não substitui a técnica, mas com a referência visual, a subjetividade é reduzida.
Portanto fotografe tudo o que puder, seja o prato finalizado, seja um detalhe intermédio do processo de preparação que valha a pena. Acredite, fará a diferença na hora de formar um novo colaborador ou de exigir o padrão que foi criado.
As fichas técnicas também servem para formar equipas
Quando um novo colaborador entra na cozinha, não deve depender da memória dos colegas.
Uma boa ficha técnica reduz o tempo de integração, esclarece dúvidas e mantém o padrão definido.
Evita que cada pessoa interprete a receita à sua maneira, e quanto maior for a equipa, mais importante este trabalho se torna.
E não é apenas a equipa de cozinha que beneficia:
A equipa de sala passa a ter uma fonte de informação fiável para conhecer os pratos, esclarecer dúvidas dos clientes e identificar rapidamente ingredientes, alergénios ou possíveis adaptações.
Porque não precisa de fichas técnicas?
Ao longo dos anos ouvimos muitas justificações para não criar fichas técnicas, vamos compilar as melhores:
“Conheço as receitas de cor”
Pode conhecer.
Mas a restante equipa também?
E daqui a um ano?
E quando entrar um novo cozinheiro?
Um restaurante não deve depender da memória de uma única pessoa.
caso de estudo casarão: quando uma pessoa vai para a reforma e leva a sabedoria consigo.
“Já sei quanto custa cada prato”
Sabe hoje.
Mas daqui a dois meses, quando o fornecedor aumentar os preços?
Ou quando mudar de fornecedor?
Ou quando alterar uma receita? Isto se a receita estiver certa…
Sem um sistema organizado, rapidamente perde o controlo.
“Faço estas contas de cabeça”
Provavelmente faz as contas do Prime Cost, mas isso pode significar estar a ignorar uma grande fatia dos custos.
Mas consegue recalcular cinquenta pratos sempre que um ingrediente muda de preço?
E consegue garantir que não comete erros?
Quanto mais cresce o restaurante, menos sustentável se torna este método.
“As fichas técnicas dão muito trabalho”
Dão algum.
Mas é uma vez, depois passam a poupar trabalho todos os dias.
Atualizar preços torna-se mais simples.
Formar equipas torna-se mais rápido.
Controlar custos torna-se mais rigoroso.
E tomar decisões através dos dados, separa amadores de profissionais.
“Nunca tive fichas técnicas e sempre correu bem”
Talvez. Talvez pudesse ter corrido melhor…
É frequente encontrar negócios que convivem há anos com desperdício, diferenças entre cozinheiros, dificuldades na formação da equipa ou margens desconhecidas simplesmente porque “sempre foi assim”.
Não tem de ser.
“Não sei fazer”
Precisamente por isso escrevemos este artigo.
Sem receio de partilhar conhecimento.
Aliás, gostaríamos que cada vez mais restaurantes construíssem as suas próprias fichas técnicas e passassem a gerir melhor os seus negócios.
Mas também sabemos que nem todos têm tempo, método ou experiência para o fazer.
Se preferir ter um sistema pensado para a realidade do seu restaurante, estamos disponíveis para ajudar.
Na MesaOito desenvolvemos sistemas completos de fichas técnicas, integrados com a gestão de custos, fornecedores e engenharia de menu, para que a atualização de preços deixe de ser um processo manual e a operação funcione de forma mais consistente.
Conclusão
As fichas técnicas são a base que liga cozinha, compras, gestão e rentabilidade.
Quando bem construídas, garantem consistência, facilitam a formação das equipas, permitem controlar custos e tornam muito mais simples a gestão do restaurante.
E tudo começa muito antes da primeira receita.
Começa por construir um sistema que permita ao restaurante funcionar com método, e não apenas com memória.
