Não sabia? Pode acontecer-lhe a si também.
O restaurante fecha o mês com lucro, as vendas estão a correr bem e, mesmo assim, chega uma determinada semana em que não há dinheiro suficiente para pagar tudo o que é preciso pagar.
Salários. Fornecedores. Impostos. Renda. Financiamentos.
O empresário olha para a conta bancária e pensa:
“Mas se o restaurante dá lucro, onde está o dinheiro?”
A resposta começa por perceber uma coisa simples, aponte:
Lucro e dinheiro disponível não são a mesma coisa.
É aí que entra o fluxo de caixa.
O que é, afinal, o fluxo de caixa?
De forma simples, o fluxo de caixa acompanha o dinheiro que entra e sai efectivamente do negócio.
Não interessa apenas saber quanto vendemos. Interessa saber quando recebemos.
Não interessa apenas saber quanto comprámos. Interessa saber quando vamos pagar.
Podemos ter um restaurante com vendas suficientes para ser rentável e, ainda assim, ter semanas em que as saídas de dinheiro são superiores às entradas.
É isso que o fluxo de caixa nos ajuda a antecipar.
Imagine que hoje tem 15.000 € na conta.
Parece muito dinheiro.
Mas, se nos próximos dias precisa de pagar 8.000 € em salários, 4.000 € a fornecedores e ainda tem 3.000 € de impostos para liquidar, aqueles 15.000 € já não são propriamente dinheiro disponível.
Grande parte desse saldo já tem destino.
É esta diferença entre “dinheiro na conta” e “dinheiro disponível” que muitas vezes cria problemas de tesouraria.
O lucro pode existir e o dinheiro não estar disponível
Uma das razões para esta confusão é que o resultado e o fluxo de caixa olham para o negócio de perspectivas diferentes.
Uma venda pode contribuir para o resultado do mês, mas o dinheiro correspondente pode entrar em momentos diferentes. É o que se passa, por exemplo, em setores como o catering e eventos, em que os sinais quase nunca cobrem a totalidade dos investimentos necessários e que, muitas vezes, não são pagos integralmente no ato.
Um equipamento seu avaria. Isto pode representar uma saída importante de dinheiro, sem que esse pagamento tenha o mesmo impacto no resultado daquele período. Não foi investimento para obter retorno imediato (leia-se mais vendas).
Por isso é que todos os empresários, maiores ou mais pequenos não precisam de dominar contabilidade para perceber esta diferença. Basta ter uma empresa à mais de um mês para perceber que o balanço de despesas e receitas não é uniforme.
O que podemos fazer?
Comece por saber o que tem e o que já está comprometido
Não precisa de construir um modelo financeiro complexo.
Comece pela realidade:
Quanto dinheiro está disponível hoje?
Que pagamentos estão previstos nos próximos dias?
Que valores espera receber?
Que despesas grandes estão próximas?
E, sobretudo:
Depois de pagar aquilo que já está comprometido, quanto dinheiro vai realmente sobrar?
Esta última pergunta é muitas vezes mais importante do que o saldo da conta bancária.
Uma forma simples de começar é separar mentalmente — ou numa folha de cálculo — três coisas:
Dinheiro disponível hoje. Dinheiro que vai entrar. Dinheiro que vai sair.
A partir daí, conseguimos começar a perceber o que vai acontecer nas próximas semanas.
Faça um fluxo de caixa simples para as próximas semanas
Não é preciso prever os próximos cinco anos.
Para a gestão do dia a dia, uma previsão simples de 4 a 8 semanas pode já ser extremamente útil.
Pode organizar uma folha por semanas e registar o saldo inicial, as entradas previstas e as saídas previstas.
Por exemplo:
| Semana | Saldo inicial | Entradas | Saídas | Saldo final |
|---|---|---|---|---|
| Semana 1 | 10.000 € | 12.000 € | 9.000 € | 13.000 € |
| Semana 2 | 13.000 € | 11.000 € | 15.000 € | 9.000 € |
| Semana 3 | 9.000 € | 8.000 € | 14.000 € | 3.000 € |
| Semana 4 | 3.000 € | 13.000 € | 9.000 € | 7.000 € |
A semana 3 merece atenção.
O restaurante pode ser rentável no conjunto do mês e, ainda assim, chegar à terceira semana com apenas 3.000 € disponíveis.
Isso não significa necessariamente que exista um problema estrutural.
Significa que existe um momento de maior pressão sobre o caixa e é melhor descobri-lo antes de chegar lá.
Os prazos de pagamento fazem toda a diferença
Na restauração, nem todo o dinheiro sai no momento em que a compra é feita.
É frequente existirem fornecedores com diferentes condições de pagamento. E esta diferença pode ter um impacto significativo no fluxo de caixa.
Imagine que compra hoje 5.000 € de produto, mas só precisa de pagar daqui a 30 dias.
O produto entra no restaurante agora. O dinheiro sai mais tarde.
Isto faz parte do funcionamento normal do negócio, mas precisa de ser acompanhado.
Da mesma forma, se passar a pagar fornecedores mais rapidamente enquanto as entradas de dinheiro permanecem iguais, pode aumentar a pressão sobre o caixa mesmo sem qualquer alteração na rentabilidade.
Por isso, gerir fornecedores também é gerir fluxo de caixa.
Stock parado também é dinheiro parado
Outro ponto frequentemente esquecido é o stock.
Quando compra produto, o dinheiro sai da conta. Se esse produto continua armazenado durante semanas, esse dinheiro ainda não voltou através de uma venda.
Isso não significa que comprar stock seja um problema. O restaurante precisa de produto para funcionar.
O problema aparece quando existe stock excessivo, compras mal planeadas ou produtos com pouca rotação. Aqui é aquela altura em que se lembra daquelas caixas de vinho caríssimas que investiu há uns meses…
Um inventário elevado pode dar uma falsa sensação de segurança enquanto, na realidade, uma parte significativa do dinheiro do negócio está parada dentro da operação.
É por isso que compras, stocks e fluxo de caixa estão muito mais ligados do que parece.
Cuidado com os meses “bons”
Um restaurante tem um mês excepcional. Vamos supor que tem 3 meses muito bons e entra mais dinheiro do que o habitual/ era suposto.
É tentador utilizar esse dinheiro imediatamente para fazer uma compra, investir em equipamento, renovar o espaço ou simplesmente aumentar a distribuição aos sócios.
Mas parte desse dinheiro pode já estar comprometida.
Pode haver impostos futuros, pagamentos extraordinários, períodos de menor faturação ou despesas que ainda não chegaram à conta bancária.
Já vimos empresas a falhar compromissos com fornecedores, porque se esqueceram da liquidação do IVA trimestral, por exemplo.
Por isso, um saldo elevado num determinado momento não significa necessariamente que o negócio tenha dinheiro a mais.
Antes de gastar, convém olhar para o que vem a seguir.
E se perceber que vai faltar dinheiro?
É aqui que o fluxo de caixa se torna realmente útil.
Se perceber com antecedência que determinada semana vai ficar apertada, ainda existe margem para actuar.
Pode ser necessário negociar um prazo com um fornecedor, adiar uma despesa não essencial, reduzir compras, rever um investimento ou simplesmente garantir que existe uma reserva suficiente para atravessar aquele período.
A pior altura para começar a procurar soluções é quando o dinheiro já acabou.
Quando o problema é identificado duas ou três semanas antes, existem muito mais opções.
É por isso que o fluxo de caixa não serve para explicar o que aconteceu no passado.
Serve sobretudo para antecipar problemas antes que eles cheguem à conta bancária.
Quanto dinheiro deve ter de reserva?
Não existe um número universal que sirva para todos os restaurantes.
A necessidade de liquidez depende da dimensão do negócio, da estrutura de custos, dos prazos de pagamento, da sazonalidade, do modelo de exploração e dos compromissos financeiros existentes.
Mas uma coisa é importante: não trabalhar permanentemente no limite do saldo bancário.
Um negócio sem qualquer margem financeira fica demasiado exposto a uma semana fraca, uma avaria, uma despesa inesperada ou uma quebra temporária nas vendas.
A reserva não precisa de ser enorme para ser útil.
Mas precisa de existir.
O fluxo de caixa deve fazer parte da rotina
Não consulte a conta bancária apenas para descobrir se pode pagar uma conta.
Crie uma rotina simples para acompanhar o fluxo de caixa.
Uma vez por semana, actualize o saldo, reveja as entradas previstas, confirme os pagamentos que se aproximam e veja qual será o saldo provável nas semanas seguintes.
E, quando o previsto e o real não coincidem, perceba porquê.
Vendeu menos? Gastou mais? Houve uma despesa inesperada? Um fornecedor mudou as condições? Um pagamento que esperava receber atrasou-se?
Esta análise permite que o fluxo de caixa seja actualizado com informação cada vez mais útil.
E, com o tempo, vai deixar de olhar apenas para o saldo que tem hoje e começa a perceber o dinheiro que provavelmente terá amanhã.
